Вы хотели бы уехать в отпуск или взяться за новый интересный проект, но мелкие скучные дела по работе или дома обступили вас со всех сторон и не дают расслабиться? Все мы там были. И, к сожалению, придется все-таки разобраться с делами, иначе нет смысла двигаться дальше. А чтобы без труда сделать это, следуйте нескольким простым правилам:
Чтобы максимизировать свое время и не перегореть, используйте метод «Помидора». Начните день с составления списка дел, не забудьте сгруппировать схожие задачи. Затем работайте, не отвлекаясь, в течение 25 минут. Отдохните 5 минут и снова повторите схему. После 4 рабочих интервалов по 25 минут, возьмите 20-минутный перерыв. Работая таким образом, вы тратите 75% времени на решение текущих задач и 25% времени на отдых.
Перенаправив всю свою почту на один адрес, вы сэкономите время и силы, так как вам не придется открывать несколько различных ящиков. Большинство электронных ящиков также позволяют автоматически сортировать письма с помощью фильтров. Если вам часто приходится писать одинаковы документы или письма, заготовьте шаблоны. Таким образом вы можете сохранить индивидуальный подход, при этом делая все быстрее: ведь проще изменить несколько деталей в письме, нежели каждый раз писать сызнова. Автоматизируя рутинные процессы, вы сможете отдыхать во время обеда, вместо того чтобы выполнять ненавистную работу.
Выделяйте на них время, как на все остальное. Пользуйтесь «правилом одного касания», которое требует расправляться с заданием за раз, так чтобы больше к ним нему не возвращаться. Например, вместо того чтобы складывать ненужные бумаги на столе стопкой, выбрасывайте их сразу в урну.
Справляйтесь с самыми сложными мероприятиями, как только приходите на работу утром. Это могут быть задачи, требующие креативности или, напротив, ненавистная рутина. С утра вы меньше подвержены усталости от принятия решений, и ваш уровень самоконтроля выше. Ведь вряд ли вы хотите потратить весь день на решение задачи, чтобы в конце устать и не суметь закончить его.
Скомпоновав похожие и связанные друг с другом дела в один временной блок, вы сможете разделаться с ними быстрее. Определите время дня, когда вы делаете звонки или выполняете поручения. Решите, когда будете проверять почту. Не забывайте отключать ненужные оповещения. Выполняя несколько дел одновременно, вы разделаетесь с ними не так эффективно, как если сосредоточитесь на одном задании за раз.
Подумайте о том, что радует вас, и совместите эти вещи с выполнением дел. Если вы мечтаете об отпуске, откладывайте понемногу денег в свой фонд для путешествий каждый раз, когда разберетесь с почтой. Так вы не только будете радовать себя, думая об отпуске, вы еще и превратите выполнение скучных дел в игру.
В зависимости от вашего положения, вы можете получить некоторую помощь в выполнении этих заданий. Иногда дешевле нанять хорошего специалиста, чем тратить драгоценное время, пытаясь научиться всему на свете. Даже если вы не можете нанять себе помощника, можно поговорить с начальством или сотрудниками о том, что вы перегружены работой.